商務會議是一種商業(yè)性很強的會議，參加會議的人包括公司的法定代表人或高級管理人員，因此商務會議對會議環(huán)境的要求非常高。那么，對于這樣一項重要的業(yè)務，會議策劃應該做些什么呢?它的詳細過程是什么?

　　1.會議的準備。

　　會議策劃的業(yè)務計劃要盡快決定，一個優(yōu)負責的團隊會把業(yè)務會議中所有需要準備的具體事項做一個完整的清單，從場地的選擇到食宿交通都能清晰的體現(xiàn)出來。只有在會前認真準備，才能保證會議的完整。

　　2.會議時間通知。

　　商務會議的時間一般由主辦方決定，所以會議時間確定后，要及時通知參加會議的公司和個人，通過發(fā)送邀請函的方式。邀請函要反映商務會議的主題，受邀者的信息也要寫清楚，要仔細核對，防止出錯。

　　3.安排會議地點。

　　是會議的重要背景環(huán)境，在安排會議時一定要盡量減少出錯的可能性。確保會議所有必要設備的正常使用，包括攝像機、電腦、投影儀等。為參會人員準備的茶水和茶點，以及會議桌旁美化環(huán)境的鮮花，都要精心安排，在商務會議策劃方案中要詳細體現(xiàn)。

　　4.安排會議接待。

　　由于參加商務會議的會員有時來自外部，安排舒適的住宿環(huán)境和便利的交通至關重要。而且為參加會議的會員提供班車服務，也能在很大程度上避免因交通問題造成的會議延誤。會議期間，接待人員要時刻保持緊張，以應對隨時可能發(fā)生的突發(fā)情況，盡可能將不利影響降到低。